Obtenir la certification Qualiopi en 5 étapes !
Se familiariser avec le processus de certification Qualiopi vous permet d'être serein pour vous préparer avant de vous lancer !
Il est recommandé aux organismes de formation candidats à la certification Qualiopi, sur la base du plan d’audit reçu :
de réaliser un diagnostic qualité de leur structure ;
pour identifier et résoudre les écarts.
Lors de l’audit, l’organisme de certification vérifie que l’organisme de formation répond aux 7 critères de certification qui comportent chacun un certain nombre d’indicateurs requis par le référentiel qualité national. Il s’agit de :
la qualité de l’information mise à la disposition du public sur les différents aspects de la formation, par exemple : conditions et durée d’accès, tarifs, méthodes pédagogiques, indicateurs de résultats (s’il s’agit d’une certification professionnelle, l’organisme doit communiquer le taux de performance );
la détermination précise des objectifs de l’offre de formation et la conciliation entre le contenu et les modalités didactiques, les objectifs et le public auquel s’adresse le programme de formation ;
l’adaptation du dispositif au public visé : modalités d’admission, accompagnement, mesures mises en place pour favoriser l’engagement des étudiants, modalités d’évaluation ;
l’utilisation des ressources (pédagogiques, techniques et réglementaires) adaptées à la formation dispensée ;
le niveau de qualification du personnel chargé de la mise en œuvre du système de formation ;
degré de spécialisation de l’organisme dans son domaine d’activité (suivi régulier de la législation sur la formation professionnelle et l’évolution des métiers dans ce domaine, etc.) ;
Intégrer les retours et analyses des parties prenantes (étudiants, bailleurs de fonds, équipes pédagogiques et entreprises intéressées) dans le processus de formation pour améliorer le dispositif.
Le déroulement de cet audit initial (durée, procédure) diffère selon le profil de l’organisme de formation sollicité.La facturation, le type de système de formation et le nombre de sites audits sont pris en compte. Dans tous les cas, l’audit est réalisé pendant au moins 1 jour.
Quelles que soient les conclusions de l’audit, vous recevrez un rapport qui établit, indicateur par indicateur, si votre organisation répond ou non aux exigences qualité requises.
Si le résultat de l’audit initial répond aux attentes de l’organisme certificateur, celui-ci délivre la certification Qualiopi pour une durée de 3 ans.
Si l’inspecteur constate des non-conformités, il y a 2 cas :
S’il y a des écarts importants par rapport au référentiel qualité national, vous avez 3 mois pour les corriger ;
Pour les non-conformités mineures (pas plus de 3), vous avez 6 mois pour prendre des mesures correctives et ces non-conformités doivent être résolues avant l’audit de surveillance.
Pour conserver sa certification, l’organisme de formation doit démontrer qu’il continue de répondre aux exigences de Qualiopi.
Après avoir reçu le précieux sésame, préparez-vous à d’autres audits :
un audit de suivi, principalement effectué en ligne, qui a lieu environ 18 mois après la délivrance de la certification ;
un audit de renouvellement avant la fin de la période initiale de 3 ans.
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Après avoir terminé ce processus, vous devrez signer un contrat avec l’organisme de certification sélectionné. Cette dernière travaille alors sur un plan d’audit qu’elle vous transmet pour validation. Cela inclut notamment la date de l’audit, son périmètre (c’est-à-dire le(s) type(s) de mesures) et les indicateurs à évaluer.
Il s’écoule au moins 3 semaines entre la signature du contrat et la réalisation de l’audit. Une période de temps que vous pouvez utiliser pour démontrer que vous répondez aux critères de qualité requis.